Es habitual que las empresas ya celebren una reunión de cierre y documenten sus lecciones, y es una buena base. Lo que suele faltar es el paso siguiente, en el que alguien traslada cada lección al estándar que corresponde antes del próximo proyecto. Mientras eso no ocurre, el siguiente proyecto tiende a repetir el mismo desvío.
Nuestro criterio
- 01
Una lección está cerrada cuando ha cambiado un estándar de la empresa, como un procedimiento, una plantilla de contrato, una duración tipo, una partida de contingencia o un requisito de una puerta.
- 02
Cada lección tiene un responsable que la lleva a su estándar, y una fecha.
- 03
El proceso se mide con dos indicadores, cuántas lecciones han cambiado un estándar y cuántos desvíos se han repetido.
Qué entregamos
Implantamos un proceso ligero sobre las herramientas que ya tiene la empresa.
- Un registro único de lecciones para toda la cartera, con su causa, su efecto en coste o en plazo y su área.
- Sesiones breves en cada puerta de fase, tras cada desvío relevante y en el cierre.
- La revisión de las lecciones de proyectos comparables en el arranque de cada proyecto.
- Los dos indicadores y su seguimiento por la dirección.
- La formación del equipo y los indicadores y reuniones con los que la empresa sigue el proceso, con nuestro apoyo si lo necesita.
Agentes y herramientas a medida
Si la empresa lo desea, un agente lee los informes mensuales, los registros de cambios y los cierres de proyecto de toda la cartera, encuentra las causas que se repiten y propone la lección y el estándar que convendría cambiar. Quien responde de ese estándar decide si el cambio se aplica.
Lo que conecta con el resto
Las lecciones llegan de todos los procesos y vuelven a ellos convertidas en estándares. La gestión de riesgos incorpora los riesgos nuevos, la planificación corrige sus duraciones tipo, el control de CAPEX ajusta sus referencias de coste, readiness añade requisitos a sus listas y la viabilidad revisa los criterios de sus gates. Cuando una lección cambia responsabilidades, se actualiza la matriz RACI. Lo que un proyecto aprende pasa a los demás procesos sin empezar de cero, y así la PMO conectada mejora con cada proyecto.