La mayoría de las empresas tiene un gestor documental, SharePoint u otra herramienta, y rara vez hace falta cambiarlo. Lo que suele faltar son reglas comunes, porque la documentación la producen la empresa, los contratistas, los fabricantes y las administraciones, y la consultarán durante treinta años equipos que no la elaboraron. El coste aparece en tres momentos, que son la revisión de la ingeniería del contratista, la puesta en marcha y la due diligence de una venta o de una refinanciación.
Nuestro criterio
- 01
La codificación se fija antes de la primera contratación, para que todos los contratistas entreguen con ella desde el primer documento.
- 02
Metadatos antes que carpetas. Las carpetas crecen con cada contratista, y los metadatos permiten filtrar toda la cartera con un mismo criterio.
- 03
Cada documento pasa por estados con una aprobación registrada en cada cambio, según el esquema de la ISO 19650, también en proyectos que no siguen la norma. El paquete de entrega a operación se construye durante la obra.
Qué entregamos
Trabajamos sobre la herramienta que ya tenga la empresa. Si conviene cambiarla, lo decide la empresa.
- El diagnóstico del sistema actual, con dónde está la documentación, cuántas versiones circulan de los documentos críticos y cuánto se tarda en localizar uno.
- El plan de gestión documental, con la codificación, los estados, los metadatos, los flujos de aprobación y la retención.
- Los requisitos documentales para los contratos, con sus plazos de revisión y sus formatos.
- La implantación sobre la herramienta de la empresa y la formación del equipo y de los contratistas.
- La formación del equipo y los indicadores y reuniones con los que la empresa sigue el proceso, con nuestro apoyo si lo necesita.
Agentes y herramientas a medida
En carteras grandes, los agentes de inteligencia artificial resultan especialmente útiles. Clasifican lo que entra en el sistema, detectan duplicados y versiones superadas, comprueban que el expediente de cada puerta de fase está completo antes de la decisión y responden a las preguntas del equipo citando el documento y la página. Las reglas del archivo y su aprobación siguen siendo de la empresa.
Lo que conecta con el resto
El sistema documental guarda lo que producen todos los procesos y es la fuente de sus evidencias. De él salen los expedientes de cada gate y de cada lista de readiness, el dosier de cada traspaso y los datos con los que trabajan los agentes, y la matriz RACI fija quién aprueba cada documento. Con el archivo como fuente única, cada proceso toma de él lo que necesita y la PMO trabaja conectada, sin documentos rehechos.