En los promotores que conocemos, el área de compras y contratos suele funcionar bien. El hueco aparece en el vínculo con el control del proyecto, en que todos los cambios pasen por el mismo circuito, en que su efecto llegue a la previsión de coste y al cronograma y en que cada plazo contractual tenga un responsable. Revisamos los contratos tipo y los procedimientos de la empresa, y cambiamos los que no funcionen.
Nuestro criterio
- 01
La estrategia de contratación, llave en mano o por lotes, se decide en el gate previo a la inversión, con las alternativas comparadas en coste, plazo y riesgo para ese proyecto.
- 02
Cada frontera entre contratistas tiene un responsable antes de licitar y figura en los dos contratos, porque es ahí donde se concentran los conflictos en obra.
- 03
Un cambio está controlado cuando se ha valorado en coste y plazo antes de ejecutarse y lo aprueba quien fija la RACI según su importe. El circuito es el mismo para todos los contratos.
Qué entregamos
Implantamos el proceso sobre los contratos y las herramientas de la empresa, y lo probamos en un proyecto en construcción antes de extenderlo al resto de la cartera. Puede convivir con los procedimientos de compras que ya existan.
- Los criterios para elegir la estrategia de contratación en el gate previo a la inversión.
- La matriz de interfaces y las cláusulas tipo para la contratación por lotes.
- El procedimiento de cambios y reclamaciones, con los umbrales de aprobación de la RACI.
- El calendario de plazos contractuales, con avisos, hitos, penalizaciones y garantías.
- La formación del equipo y los indicadores y reuniones con los que la empresa sigue el proceso, con nuestro apoyo si lo necesita.
Agentes y herramientas a medida
Si la empresa lo desea, un agente lee los contratos, lleva a un calendario los plazos de aviso, los hitos, las penalizaciones y los vencimientos de garantías, y avisa a cada responsable antes de cada fecha. Otro contrasta cada solicitud de cambio con el alcance del contrato, estima su efecto en coste y plazo y prepara el expediente para quien debe aprobarlo. Las decisiones y las comunicaciones con el contratista siguen siendo de las personas.
Lo que conecta con el resto
La estrategia de contratación se decide en los gates, y cada cambio aprobado actualiza la previsión del control de CAPEX y el cronograma. La matriz RACI fija quién aprueba cada cambio y con qué umbral, los riesgos contractuales entran en el registro de riesgos y los contratos y sus variaciones se archivan en el sistema documental. Al traspasar a operación, el handover recoge las variaciones abiertas, las retenciones y las garantías de cada contrato. Un cambio aprobado llega a la vez al coste, al plazo y al archivo, sin que nadie tenga que introducirlo de nuevo en otro proceso.