É comum que as empresas já façam uma reunião de encerramento e registrem as suas lições, e essa é uma boa base. O que costuma faltar é o passo seguinte, em que alguém leva cada lição ao padrão correspondente antes do próximo projeto. Enquanto isso não acontece, o projeto seguinte tende a repetir o mesmo desvio.
O nosso critério
- 01
Uma lição está fechada quando mudou um padrão da empresa, como um procedimento, um modelo de contrato, uma duração típica, uma rubrica de contingência ou um requisito de um portão.
- 02
Cada lição tem um responsável que a leva ao seu padrão, e uma data.
- 03
O processo se mede com dois indicadores, quantas lições mudaram um padrão e quantos desvios se repetiram.
O que entregamos
Implantamos um processo leve sobre as ferramentas que a empresa já tem.
- Um registro único de lições para toda a carteira, com a causa, o efeito em custo ou em prazo e a área.
- Sessões curtas em cada portão de fase, após cada desvio relevante e no encerramento.
- A revisão das lições de projetos comparáveis no início de cada projeto.
- Os dois indicadores e o seu acompanhamento pela diretoria.
- A formação da equipe e os indicadores e reuniões com que a empresa acompanha o processo, com o nosso apoio se precisar.
Agentes e ferramentas sob medida
Se a empresa desejar, um agente lê os relatórios mensais, os registros de mudanças e os encerramentos de projeto de todo o portfólio, encontra as causas que se repetem e propõe a lição e o padrão que conviria mudar. Quem responde por esse padrão decide se a mudança é aplicada.
O que conecta com o restante
As lições chegam de todos os processos e voltam a eles transformadas em padrões. A gestão de riscos incorpora os riscos novos, o planejamento corrige as suas durações padrão, o controle de CAPEX ajusta as suas referências de custo, readiness acrescenta requisitos às suas listas e a viabilidade revisa os critérios dos seus gates. Quando uma lição muda responsabilidades, a matriz RACI é atualizada. O que um projeto aprende passa aos demais processos sem começar do zero, e assim o PMO conectado melhora a cada projeto.