Toda empresa con proyectos en marcha tiene un reparto de responsabilidades, aunque a menudo vive en la costumbre de cada equipo y cambia de un proyecto a otro. Se nota sobre todo entre la obra y la oficina, porque lo que ocurre en campo llega tarde y filtrado a quien decide. Revisamos cómo trabaja hoy la empresa, cambiamos lo que haga falta y lo dejamos escrito en una matriz que todos los proyectos aplican igual.
Nuestro criterio
- 01
Cada tarea tiene un único responsable del resultado. Con dos, la responsabilidad se diluye, y sin ninguno la tarea queda sin titular hasta que el problema aflora.
- 02
La matriz se construye tarea a tarea con las áreas que la van a aplicar, y las discrepancias se resuelven en la misma sesión. Una matriz que se impone sin ellas rara vez se cumple.
- 03
Las decisiones formales, sus umbrales y lo que se reporta a la dirección forman parte de la matriz. Es lo que necesitan los demás procesos, y los agentes, para saber a quién avisar y quién aprueba.
Qué entregamos
Construimos la matriz con la empresa en cuatro a seis semanas y la probamos en un proyecto real durante un ciclo de reporte antes de extenderla. El trabajo termina cuando la dirección la aprueba y queda publicada para todo el equipo. Se revisa cada año y cada vez que cambia la organización.
- El mapa de tareas del ciclo de vida, de la prospección a la operación.
- La matriz RACI, con un responsable del resultado en cada tarea.
- Las decisiones formales, quién las aprueba y con qué umbral.
- El esquema de reporting, con qué se informa, a quién y con qué frecuencia.
- La formación del equipo y los indicadores y reuniones con los que la empresa sigue el proceso, con nuestro apoyo si lo necesita.
| Actividad | Dirección | Desarrollo | Permisos y medio ambiente | Ingeniería | Conexión a red | Compras y contratos | Construcción | PMO y control de proyectos | Seguridad y salud | Finanzas | Legal | Energía y mercados | Operación y activos |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 Origen y viabilidad | |||||||||||||
| Identificar el emplazamiento y el recurso | I | A/R | C | C | C | I | |||||||
| Asegurar los terrenos: opciones y arrendamientos | I | A/R | C | I | C | ||||||||
| Campaña de medición del recurso | A | R | C | I | |||||||||
| Estudio de viabilidad técnica y layout preliminar | I | A | C | R | C | C | I | ||||||
| Modelo financiero preliminar | A | C | C | R | C | ||||||||
| Mapa de restricciones y alternativas de evacuación | A | R | C | R | |||||||||
| Solicitud de acceso y conexión a la red | I | A | C | C | R | I | C | ||||||
| Decisión de pasar a desarrollo (puerta 1) | A | R | C | C | C | I | C | I | C | ||||
| 02 Desarrollo y permisos | |||||||||||||
| Estudio de impacto ambiental | A | R | C | I | |||||||||
| Autorización administrativa | I | A | R | C | C | C | |||||||
| Licencias urbanísticas y de obra | A | R | C | C | C | ||||||||
| Acuerdos con ayuntamientos y propietarios | I | A/R | I | I | C | ||||||||
| Paso a tramitación avanzada (puerta 2) | A | R | C | C | C | I | C | C | |||||
| Ingeniería básica y layout definitivo | C | C | A/R | C | C | C | I | ||||||
| Estudio geotécnico | A/R | C | C | ||||||||||
| Diseño de la evacuación y la subestación | C | C | A | R | C | I | C | ||||||
| Estrategia de contratación: EPC o multicontrato | A | C | C | R | C | C | C | C | |||||
| Presupuesto de CAPEX para la decisión de inversión | I | C | C | C | C | C | R | A | |||||
| Registro de riesgos inicial y contingencia | I | C | C | C | C | C | C | R | C | A | |||
| Plan maestro y cronograma del proyecto | I | C | C | C | C | C | C | A/R | I | ||||
| Estrategia de venta de la energía: PPA o mercado | A | C | C | C | R | ||||||||
| Paso a listo para construir (puerta 3) | A | R | C | C | C | C | I | C | C | R | |||
| 03 Contratación y financiación | |||||||||||||
| Licitación de aerogeneradores o módulos | I | C | A/R | C | I | C | C | C | |||||
| Licitación de obra civil y eléctrica | I | C | C | C | A/R | C | I | C | C | ||||
| Negociación y firma de los contratos principales | A | C | R | C | C | C | C | ||||||
| Decisión de inversión | A | C | C | C | C | C | C | R | R | C | C | I | |
| Cierre financiero | A | C | I | R | C | C | |||||||
| Seguros de construcción y montaje | C | C | C | A/R | C | ||||||||
| Traspaso de desarrollo a construcción (handover 1) | I | R | C | C | C | C | A | I | |||||
| Plan de ejecución del proyecto | I | C | C | C | C | A/R | C | C | C | ||||
| 04 Construcción | |||||||||||||
| Movilización y plan de seguridad y salud | I | A | I | R | C | ||||||||
| Revisión de la ingeniería de detalle del contratista | C | R | C | A | C | ||||||||
| Obra civil: caminos, plataformas y zanjas | C | C | A/R | I | C | I | |||||||
| Cimentaciones | C | A/R | C | ||||||||||
| Supervisión de fabricación y logística de equipos | C | R | A | I | I | ||||||||
| Montaje de aerogeneradores o de estructuras y módulos | C | C | A/R | C | I | ||||||||
| Red de media tensión y subestación | C | C | A/R | C | C | ||||||||
| Línea de evacuación y punto de conexión | C | C | R | A | C | C | |||||||
| Control de calidad e inspecciones | R | C | A | I | I | ||||||||
| Seguimiento del cronograma y análisis de desvíos | I | C | C | A/R | I | ||||||||
| Control de CAPEX y previsión de coste final | I | C | C | R | A | ||||||||
| Gestión de cambios y reclamaciones | A | C | C | C | R | C | C | ||||||
| Seguimiento de riesgos y uso de la contingencia | I | C | C | C | C | A/R | C | C | |||||
| Cumplimiento ambiental en obra | R | A | C | C | |||||||||
| Informe mensual a dirección y financiadores | I | C | A/R | C | |||||||||
| Gestión documental del proyecto | I | C | C | C | C | A/R | I | ||||||
| 05 Puesta en marcha | |||||||||||||
| Energización y pruebas de la subestación | C | C | R | A | I | C | C | ||||||
| Puesta en marcha de los equipos | C | C | A/R | I | C | C | |||||||
| Pruebas de aceptación y certificado de aceptación provisional | A | C | C | C | R | C | C | C | I | C | |||
| Autorización de explotación y alta en los registros | R | C | C | A | C | I | I | ||||||
| Cierre de contratos y liquidación de retenciones | R | C | C | A | C | ||||||||
| Lecciones aprendidas del proyecto | A | C | C | C | C | C | C | R | C | C | C | ||
| 06 Operación y transferencia | |||||||||||||
| Traspaso de construcción a operación (handover 2) | I | C | C | C | R | C | C | I | A | ||||
| Contrato de operación y mantenimiento | A | C | C | C | R | ||||||||
| Seguimiento de garantías y defectos | C | C | C | A/R | |||||||||
| Certificado de aceptación final | A | C | C | C | C | C | C | R | |||||
| Traspaso a gestión de activos y cierre del proyecto (handover 3) | I | R | A | C | C | ||||||||
| Rendimiento del primer año frente al modelo financiero | I | C | C | A | C | R | |||||||
- R ejecuta
- A responde del resultado
- C es consultado
- I es informado
- A/R responde y ejecuta
Agentes y herramientas a medida
Con la matriz aprobada, ponemos a disposición del equipo un agente conversacional sobre la RACI. Cualquiera le pregunta por una tarea con sus propias palabras, desde la oficina o desde el móvil en obra, y responde con la versión de la matriz en la que se apoya.
- Para cada tarea dice quién la ejecuta, quién responde del resultado, a quién hay que consultar y a quién informar.
- Dice quién aprueba cada decisión y con qué umbral, y lleva la aprobación a quien corresponde.
- Comprueba que cada tarea de los cronogramas tiene un único responsable del resultado.
- Si la pregunta no está resuelta en la matriz, lo dice y la anota para la siguiente revisión en lugar de suponer la respuesta.
En la revisión anual compara las aprobaciones reales con la matriz y señala dónde se han separado. Los cambios de la matriz los sigue aprobando la dirección.
Lo que conecta con el resto
La gobernanza es la referencia de todos los demás procesos. Fija quién aprueba cada gate de viabilidad, quién responde de cada riesgo y de cada actividad del cronograma, con qué umbral se aprueba un cambio de CAPEX, quién firma las listas de readiness y los traspasos y quién decide cada cambio de estándar que propone una lección aprendida. La matriz es lo que mantiene conectada a la PMO: cada proceso sabe a quién pedir lo que necesita y nadie tiene que rehacerlo.