Todas as empresas têm passagens entre fases, embora muitas vezes elas se resolvam com uma reunião e um e-mail. A informação que se perde nelas é a que mais custa recuperar depois, como os compromissos com proprietários e prefeituras que não chegam à equipe de obra, as condicionantes das licenças, as garantias que vencem sem que a operação saiba ou o modelo financeiro que não é atualizado com o custo real.
O nosso critério
- 01
Cada passagem é um aceite formal, com uma ata assinada por quem entrega e por quem recebe, em que consta o que falta, quem o fecha e em que data.
- 02
O pacote é definido no início da fase e completado durante ela, de modo que o aceite se resolve em uma reunião, e não em meses.
- 03
Na entrega à operação pesa tudo o que tem data, como as garantias, as obrigações ambientais e os contratos de manutenção. A equipe de operação participa dos testes e do comissionamento para receber um ativo que já conhece.
O que entregamos
Desenhamos as três passagens sobre o sistema documental da empresa, do desenvolvimento à construção, da construção à operação e do projeto à gestão do ativo.
- O pacote de cada passagem, com a sua lista de documentos e dados.
- O acompanhamento do seu grau de completude durante a fase anterior.
- A ata de aceite e quem a assina em cada caso, segundo a RACI.
- O encerramento do projeto, com o custo e o prazo finais, os contratos vigentes e o modelo financeiro atualizado com o custo real.
- A formação da equipe e os indicadores e reuniões com que a empresa acompanha o processo, com o nosso apoio se precisar.
Agentes e ferramentas sob medida
Se a empresa desejar, um agente reúne o dossiê de cada handover a partir do sistema documental e o confronta com a lista acordada. Leva as garantias, as suas datas e as suas condições ao calendário de operação e lista as pendências com o seu responsável. A equipe que recebe revisa o dossiê e assina a aceitação.
O que conecta com o restante
Cada handover reúne o que os demais processos produziram, como a lista de readiness do portão correspondente, a documentação final, os riscos que continuam em aberto, o custo final e as retenções do controle de CAPEX e as datas de garantia do cronograma. A RACI define quem entrega e quem recebe, e o que cada handover ensina volta ao portfólio como lições aprendidas. Quem recebe o projeto encontra reunido o que os demais processos produziram e não precisa reconstruí-lo, que é a prova de um PMO conectado.