A maioria das empresas tem um gestor documental, SharePoint ou outra ferramenta, e raramente é preciso trocá-lo. O que costuma faltar são regras comuns, porque a documentação é produzida pela empresa, pelas contratadas, pelos fabricantes e pelos órgãos públicos, e será consultada durante trinta anos por equipes que não a elaboraram. O custo aparece em três momentos, que são a revisão da engenharia da contratada, o comissionamento e a due diligence de uma venda ou de um refinanciamento.
O nosso critério
- 01
A codificação é definida antes da primeira contratação, para que todas as contratadas entreguem com ela desde o primeiro documento.
- 02
Metadados antes de pastas. As pastas crescem a cada contratada, e os metadados permitem filtrar toda a carteira com um mesmo critério.
- 03
Cada documento passa por estados com uma aprovação registrada em cada mudança, segundo o esquema da ISO 19650, também em projetos que não seguem a norma. O pacote de entrega à operação é construído durante a obra.
O que entregamos
Trabalhamos sobre a ferramenta que a empresa já tiver. Se convém trocá-la, quem decide é a empresa.
- O diagnóstico do sistema atual, com onde está a documentação, quantas versões dos documentos críticos circulam e quanto tempo se leva para localizar um.
- O plano de gestão documental, com a codificação, os estados, os metadados, os fluxos de aprovação e a retenção.
- Os requisitos documentais para os contratos, com os seus prazos de revisão e os seus formatos.
- A implantação sobre a ferramenta da empresa e a formação da equipe e das contratadas.
- A formação da equipe e os indicadores e reuniões com que a empresa acompanha o processo, com o nosso apoio se precisar.
Agentes e ferramentas sob medida
Em portfólios grandes, os agentes de inteligência artificial são especialmente úteis. Classificam o que entra no sistema, detectam duplicados e versões superadas, verificam se o dossiê de cada portão de fase está completo antes da decisão e respondem às perguntas da equipe citando o documento e a página. As regras do arquivo e a sua aprovação continuam sendo da empresa.
O que conecta com o restante
O sistema documental guarda o que todos os processos produzem e é a fonte das suas evidências. Dele saem os dossiês de cada gate e de cada lista de readiness, o dossiê de cada handover e os dados com que trabalham os agentes, e a matriz RACI define quem aprova cada documento. Com o arquivo como fonte única, cada processo toma dele o que precisa e o PMO trabalha conectado, sem documentos refeitos.