Toda empresa com projetos em andamento tem uma divisão de responsabilidades, embora muitas vezes ela viva no costume de cada equipe e mude de um projeto para outro. Isso se nota sobretudo entre a obra e o escritório, porque o que acontece em campo chega tarde e filtrado a quem decide. Revisamos como a empresa trabalha hoje, mudamos o que for preciso e deixamos isso por escrito em uma matriz que todos os projetos aplicam da mesma forma.
O nosso critério
- 01
Cada tarefa tem um único responsável pelo resultado. Com dois, a responsabilidade se dilui, e sem nenhum a tarefa fica sem titular até que o problema apareça.
- 02
A matriz é construída tarefa a tarefa com as áreas que vão aplicá-la, e as divergências se resolvem na mesma sessão. Uma matriz imposta sem elas raramente é cumprida.
- 03
As decisões formais, os seus limites e o que se reporta à diretoria fazem parte da matriz. É disso que os demais processos, e os agentes, precisam para saber a quem alertar e quem aprova.
O que entregamos
Construímos a matriz com a empresa em quatro a seis semanas e a testamos em um projeto real durante um ciclo de reporte antes de estendê-la. O trabalho termina quando a diretoria a aprova e ela fica publicada para toda a equipe. É revisada a cada ano e sempre que a organização muda.
- O mapa de tarefas do ciclo de vida, da prospecção à operação.
- A matriz RACI, com um responsável pelo resultado em cada tarefa.
- As decisões formais, quem as aprova e com que limite.
- O esquema de reporte, com o que se informa, a quem e com que frequência.
- A formação da equipe e os indicadores e reuniões com que a empresa acompanha o processo, com o nosso apoio se precisar.
| Atividade | Direção | Desenvolvimento | Licenciamento e meio ambiente | Engenharia | Conexão à rede | Suprimentos e contratos | Construção | PMO e controle de projetos | Saúde e segurança | Finanças | Jurídico | Energia e mercados | Operação e ativos |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 Origem e viabilidade | |||||||||||||
| Identificar o local e o recurso | I | A/R | C | C | C | I | |||||||
| Assegurar os terrenos: opções e arrendamentos | I | A/R | C | I | C | ||||||||
| Campanha de medição do recurso | A | R | C | I | |||||||||
| Estudo de viabilidade técnica e layout preliminar | I | A | C | R | C | C | I | ||||||
| Modelo financeiro preliminar | A | C | C | R | C | ||||||||
| Mapa de restrições e alternativas de escoamento | A | R | C | R | |||||||||
| Pedido de acesso e conexão à rede | I | A | C | C | R | I | C | ||||||
| Decisão de passar a desenvolvimento (portão 1) | A | R | C | C | C | I | C | I | C | ||||
| 02 Desenvolvimento e licenciamento | |||||||||||||
| Estudo de impacto ambiental | A | R | C | I | |||||||||
| Autorização administrativa | I | A | R | C | C | C | |||||||
| Licenças urbanísticas e de obra | A | R | C | C | C | ||||||||
| Acordos com prefeituras e proprietários | I | A/R | I | I | C | ||||||||
| Passagem ao licenciamento avançado (portão 2) | A | R | C | C | C | I | C | C | |||||
| Engenharia básica e layout definitivo | C | C | A/R | C | C | C | I | ||||||
| Estudo geotécnico | A/R | C | C | ||||||||||
| Projeto do escoamento e da subestação | C | C | A | R | C | I | C | ||||||
| Estratégia de contratação: EPC ou multicontrato | A | C | C | R | C | C | C | C | |||||
| Orçamento de CAPEX para a decisão de investimento | I | C | C | C | C | C | R | A | |||||
| Registro de riscos inicial e contingência | I | C | C | C | C | C | C | R | C | A | |||
| Plano mestre e cronograma do projeto | I | C | C | C | C | C | C | A/R | I | ||||
| Estratégia de venda da energia: PPA ou mercado | A | C | C | C | R | ||||||||
| Passagem a pronto para construir (portão 3) | A | R | C | C | C | C | I | C | C | R | |||
| 03 Contratação e financiamento | |||||||||||||
| Licitação de aerogeradores ou módulos | I | C | A/R | C | I | C | C | C | |||||
| Licitação de obra civil e elétrica | I | C | C | C | A/R | C | I | C | C | ||||
| Negociação e assinatura dos contratos principais | A | C | R | C | C | C | C | ||||||
| Decisão de investimento | A | C | C | C | C | C | C | R | R | C | C | I | |
| Fechamento financeiro | A | C | I | R | C | C | |||||||
| Seguros de construção e montagem | C | C | C | A/R | C | ||||||||
| Transferência de desenvolvimento para construção (handover 1) | I | R | C | C | C | C | A | I | |||||
| Plano de execução do projeto | I | C | C | C | C | A/R | C | C | C | ||||
| 04 Construção | |||||||||||||
| Mobilização e plano de segurança e saúde | I | A | I | R | C | ||||||||
| Revisão da engenharia de detalhe do empreiteiro | C | R | C | A | C | ||||||||
| Obra civil: acessos, plataformas e valas | C | C | A/R | I | C | I | |||||||
| Fundações | C | A/R | C | ||||||||||
| Supervisão de fabricação e logística de equipamentos | C | R | A | I | I | ||||||||
| Montagem de aerogeradores ou de estruturas e módulos | C | C | A/R | C | I | ||||||||
| Rede de média tensão e subestação | C | C | A/R | C | C | ||||||||
| Linha de escoamento e ponto de conexão | C | C | R | A | C | C | |||||||
| Controle de qualidade e inspeções | R | C | A | I | I | ||||||||
| Acompanhamento do cronograma e análise de desvios | I | C | C | A/R | I | ||||||||
| Controle de CAPEX e previsão de custo final | I | C | C | R | A | ||||||||
| Gestão de mudanças e pleitos | A | C | C | C | R | C | C | ||||||
| Acompanhamento de riscos e uso da contingência | I | C | C | C | C | A/R | C | C | |||||
| Conformidade ambiental na obra | R | A | C | C | |||||||||
| Relatório mensal à direção e aos financiadores | I | C | A/R | C | |||||||||
| Gestão documental do projeto | I | C | C | C | C | A/R | I | ||||||
| 05 Comissionamento | |||||||||||||
| Energização e testes da subestação | C | C | R | A | I | C | C | ||||||
| Comissionamento dos equipamentos | C | C | A/R | I | C | C | |||||||
| Testes de aceitação e certificado de aceitação provisória | A | C | C | C | R | C | C | C | I | C | |||
| Autorização de operação e registros | R | C | C | A | C | I | I | ||||||
| Encerramento de contratos e liberação de retenções | R | C | C | A | C | ||||||||
| Lições aprendidas do projeto | A | C | C | C | C | C | C | R | C | C | C | ||
| 06 Operação e transferência | |||||||||||||
| Transferência de construção para operação (handover 2) | I | C | C | C | R | C | C | I | A | ||||
| Contrato de operação e manutenção | A | C | C | C | R | ||||||||
| Acompanhamento de garantias e defeitos | C | C | C | A/R | |||||||||
| Certificado de aceitação final | A | C | C | C | C | C | C | R | |||||
| Transferência para gestão de ativos e encerramento do projeto (handover 3) | I | R | A | C | C | ||||||||
| Desempenho do primeiro ano frente ao modelo financeiro | I | C | C | A | C | R | |||||||
- R executa
- A responde pelo resultado
- C é consultado
- I é informado
- A/R responde e executa
Agentes e ferramentas sob medida
Com a matriz aprovada, colocamos à disposição da equipe um agente conversacional sobre a RACI. Qualquer pessoa pergunta sobre uma tarefa com suas próprias palavras, do escritório ou do celular na obra, e ele responde com a versão da matriz em que se apoia.
- Para cada tarefa diz quem a executa, quem responde pelo resultado, quem deve ser consultado e quem deve ser informado.
- Diz quem aprova cada decisão e com qual limite, e leva a aprovação a quem corresponde.
- Verifica se cada tarefa dos cronogramas tem um único responsável pelo resultado.
- Se a matriz não resolve a pergunta, ele diz isso e a registra para a próxima revisão em vez de supor a resposta.
Na revisão anual compara as aprovações reais com a matriz e aponta onde se afastaram. As mudanças da matriz continuam sendo aprovadas pela diretoria.
O que conecta com o restante
A governança é a referência de todos os demais processos. Define quem aprova cada gate de viabilidade, quem responde por cada risco e por cada atividade do cronograma, com que limite se aprova uma mudança de CAPEX, quem assina as listas de readiness e os handovers e quem decide cada mudança de padrão proposta por uma lição aprendida. A matriz é o que mantém o PMO conectado: cada processo sabe a quem pedir o que precisa e ninguém tem de refazê-lo.