Nos promotores que conhecemos, a área de compras e contratos costuma funcionar bem. A lacuna aparece no vínculo com o controle do projeto, em que todas as mudanças passem pelo mesmo circuito, em que o seu efeito chegue à previsão de custo e ao cronograma e em que cada prazo contratual tenha um responsável. Revisamos os contratos-padrão e os procedimentos da empresa, e mudamos os que não funcionam.
O nosso critério
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A estratégia de contratação, EPC ou por pacotes, se decide no gate anterior ao investimento, com as alternativas comparadas em custo, prazo e risco para aquele projeto.
- 02
Cada fronteira entre contratadas tem um responsável antes da licitação e consta dos dois contratos, porque é ali que se concentram os conflitos na obra.
- 03
Uma mudança está controlada quando foi avaliada em custo e prazo antes de ser executada e é aprovada por quem a RACI define segundo o seu valor. O circuito é o mesmo para todos os contratos.
O que entregamos
Implantamos o processo sobre os contratos e as ferramentas da empresa, e o testamos em um projeto em construção antes de estendê-lo ao restante da carteira. Ele pode conviver com os procedimentos de compras que já existam.
- Os critérios para escolher a estratégia de contratação no gate anterior ao investimento.
- A matriz de interfaces e as cláusulas-padrão para a contratação por pacotes.
- O procedimento de mudanças e pleitos, com os limites de aprovação da RACI.
- O calendário de prazos contratuais, com notificações, marcos, multas e garantias.
- A formação da equipe e os indicadores e reuniões com que a empresa acompanha o processo, com o nosso apoio se precisar.
Agentes e ferramentas sob medida
Se a empresa desejar, um agente lê os contratos, leva a um calendário os prazos de notificação, os marcos, as multas e os vencimentos de garantias, e avisa cada responsável antes de cada data. Outro confronta cada solicitação de mudança com o escopo do contrato, estima o seu efeito em custo e prazo e prepara o dossiê para quem deve aprová-la. As decisões e as comunicações com a contratada continuam sendo das pessoas.
O que conecta com o restante
A estratégia de contratação se decide nos gates, e cada mudança aprovada atualiza a previsão do controle de CAPEX e o cronograma. A matriz RACI define quem aprova cada mudança e com que limite, os riscos contratuais entram no registro de riscos e os contratos e os seus aditivos são arquivados no sistema documental. Na passagem à operação, o handover reúne as variações em aberto, as retenções e as garantias de cada contrato. Uma mudança aprovada chega ao mesmo tempo ao custo, ao prazo e ao arquivo, sem que ninguém tenha de lançá-la de novo em outro processo.